راه های تعیین شاخص ارزیابی عملکرد کارکنان

ارزیابی کارکنان، عموما یک بخش اساسی از شیوه های مدیریت منابع انسانی شرکت است. ارزیابی و بازخورد عملکرد به کارکنان، سبب می شود تا با نقاط قوت و زمینه های بهبود خود آشنا شوند. علاوه بر این، این ارزیابی‌ ها کمک می کند تا تصمیمات بهتر و سنجیده تری در مورد افزایش حقوق و ترفیع پرسنل گرفته شود. البته مهم است که کارفرمایان، امتیازات و نمرات را به درستی و منصفانه محاسبه کنند تا از شکایت کارکنان یا حتی دعوای قضایی جلوگیری شود. در این مقاله، نحوه محاسبه امتیاز ارزیابی کارکنان و تعیین شاخص ارزیابی عملکرد جهت ارتقای عینی و شفافیت در فرایند ارزیابی را بررسی خواهیم کرد.

خط مشی عینی و مشخص

یکی از حیاتی ترین جنبه های محاسبه نمرات ارزیابی کارکنان، حفظ عینیت است. در واقع برای پیشبرد فرایند ارزیابی، لازم است یک خط مشی مختصر و عینی اجرا شود. اگرچه هیچ رویکرد یکسانی برای ارزیابی کارکنان وجود ندارد، اما مهم است که اطمینان حاصل شود که همه کارکنان در یک بخش یا شرکت معین، از معیار های یکسانی برخوردار هستند. این بدان معناست که همه سیستم های امتیازدهی، باید شاخص ارزیابی عملکرد یکسان داشته باشند.
به گفته انجمن مدیریت منابع انسانی، بیشتر بررسی های عملکرد به دلیل پیش داوری های ناخودآگاه و شیوه های کاری ثابت، مغرضانه است؛ برای مثال زنان بیشتر از مردان، بازخورد ناعادلانه دریافت می کنند. برای جلوگیری از تعصب، بسیار مهم است که اطمینان حاصل شود که ارزیابان باعث ایجاد نارضایتی یا بی انگیزگی کارمندان نمی شوند؛ یعنی حفظ ثبات و انصاف در فرایند ارزیابی، بسیار مهم و حیاتی است.

شاخص ارزیابی عملکرد شرکت

شاخص ارزیابی عملکرد در شرکت ها مجموعه ‌ای از معیارها و انتظارات است که برای ارزیابی اثربخشی، کارایی و عملکرد کلی یک سازمان، بخش های مختلف آن و یا تک تک کارکنان استفاده می شود. این شاخص ها با دقت انتخاب می شوند تا با اهداف و مقاصد شرکت همسو باشند و چارچوبی کمی و کیفی را برای سنجش موفقیت فراهم کنند.
شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) اغلب برای ارزیابی عواملی مانند بهره وری، سودآوری، رضایت مشتری، مشارکت کارکنان و کارایی عملیاتی استفاده می شوند. با ایجاد و ردیابی شاخص ارزیابی عملکرد، شرکت ها می توانند اطلاعات باارزشی در مورد کارایی خود به دست آورده، زمینه های بهبود را شناسایی نموده و تصمیم های آگاهانه ای برای رشد و موفقیت بگیرند.

برگه امتیاز و شاخص ارزیابی عملکرد خاص هر شغل

برای محاسبه دقیق امتیازات ارزیابی کارکنان، لازم است تا یک ابزار ارزیابی مختص شغل هر کارمند ایجاد شود. این امر به معنای شناسایی عملکرد مناسب و بهینه برای هر بخش از شغل و سپس تعیین شاخص ارزیابی عملکرد است. به عنوان مثال، شرح یک بخش از شغل صندوقدار، کنترل پول نقد است و یک ابزار ارزیابی باید دستورالعمل هایی را برای مجموع پول نقد هفتگی تعیین کند که برای همه صندوق داران عینی و قابل اجرا باشد.
ممکن است دسته بندی برخی از الزامات شغلی مانند ارائه خدمات برتر به مشتریان دشوار باشد. در چنین مواردی، لازم است انواع رفتار ها و عملکرد هایی که دارای امتیازات خاصی هستند، مشخص و به عنوان شاخص ارزیابی عملکرد تعریف شوند. این کار تضمین می کند که ارزیابی انجام شده، منصفانه و شفاف است.

تعیین اهداف سالانه

تعیین اهداف سالانه، یکی دیگر از جنبه های مهم محاسبه امتیازات ارزیابی کارکنان است. در صورت تمایل، کارفرمایان می توانند اهداف سالانه را با همکاری کارکنان خود تعیین نمایند. مهم است که هر هدف دارای سیستم اندازه گیری خاص خود باشد. به عنوان مثال، کارمندی که وظیفه استقرار یک سیستم کامپیوتری جدید را دارد، ممکن است برای تحویل پروژه با زمان و بودجه تعیین شده، نمره متوسطی دریافت کند؛ اما برای تحویل پروژه بیش از 15 روز زودتر یا 15 درصد کمتر از بودجه، امتیاز خوبی دریافت نماید. به این ترتیب با ایجاد سیستم های اندازه گیری واضح و داشتن شاخص ارزیابی عملکرد دقیق، انتظارات شرکت از کارکنان مشخص تر خواهد بود.

استفاده از سیستم امتیاز دهی

هنگام محاسبه امتیازات ارزیابی کارکنان استفاده از یک سیستم امتیاز دهی و رتبه بندی ثابت، ضروری است. این سیستم امتیاز دهی باید به طور یکسان برای هر جنبه از عملکرد مد نظر، اعمال شود. اغلب از مقیاس رتبه بندی ارزیابی عملکرد 1 تا 5 توسط کارفرمایان استفاده می شود که 1 نشان دهنده عملکرد ضعیف و 5 نشان دهنده عملکرد عالی است. البته برخی از کارفرمایان ترجیح می دهند تا روش های امتیاز دهی دیگری را استفاده نمایند.

به اشتراک گذاری برگه امتیاز ارزیابی عملکرد

هنگام محاسبه امتیازات ارزیابی کارکنان، شفافیت امری کلیدی است؛ از این رو لازم است تا در طول جلسه بررسی عملکرد، نمرات کارمندان به اشتراک گذاشته شود. این امر به کارکنان اجازه می دهد تا عملکرد خود را در قیاس با هر شاخص ارزیابی عملکرد ، درک نموده و در یک بحث معنادار با مدیران خود شرکت نمایند.
برای جلوگیری از هر گونه سوگیری و غرض ورزی مهم است که ارزیابی کنندگان در مورد ابزار ارزیابی و استاندارد های عملکرد شرکت، آموزش مناسبی دیده باشند. عموما جلسات آموزشی باید توسط یک وکیل یا متخصص منابع انسانی انجام گیرد و مستندات مناسب برای امتیازات نیز جداگانه نگهداری گردد.
به منظور ایجاد یک فرایند ارزیابی منصفانه و شفاف، باید یک فرایند ساده را برای کارمندان ترسیم کنیم تا ارزیابی های خود را به چالش بکشند. این کار باعث ایجاد یک سوپاپ ایمنی می شود که از بروز احتمالی ادعای تبعیض جلوگیری می کند.

جمع بندی

محاسبه امتیازات ارزیابی کارکنان مستلزم تمرکز بر عینیت، تعیین شاخص ارزیابی عملکرد مشخص، استفاده از ابزار های ارزیابی خاص شغل، همچنین اهداف و سیستم های اندازه گیری واضح است. کارفرمایان باید از یک سیستم امتیاز دهی ثابت برای رتبه بندی عملکرد استفاده نموده و جهت اطمینان از شفافیت این روند، برگه امتیاز ارزیابی عملکرد را با کارکنان به اشتراک بگذارند. با پیروی از این دستورالعمل ها، کارفرمایان می توانند یک فرایند ارزیابی منصفانه و شفاف ایجاد کنند که به کارکنان انگیزه می دهد و به رشد حرفه ای آن ها کمک می کند.