نکات مهمی که برای اجاره دفتر کار لازم دارید

اجاره دفتر کار  مخصوصا اگر اولین دفتر کاری باشد چالش برانگیز و به نظر ترسناک است. اگر کار در منزل داشته اید، جایی که بیشتر کسب و کارهای کوچک در آنجا شروع به کار می کنند، پرداخت یک هزینه اضافی می تواند دلهره آور باشد. با این وجود خارج شدن از محیط خانه و خواسته های خانه و خانواده، می تواند تفاوت زیادی در بهره وری شما ایجاد کند و به شما فضا و آزادی برای استخدام پرسنل بیشتر دهد.

قبل از شروع کار و اجاره اولین دفتر کار، باید نیازها و بودجه خود را مشخص کنید. در این مطلب از بیزون مواردی را بررسی می کنیم که نیاز دارید در این مورد بدانید.

اجاره دفتر کار اختصاصی یا فضای کار اشتراکی؟

اگر تیم کوچکی دارید یا به تنهایی کار می کنید و فقط می خواهید خارج از خانه کار کنید، فضاهای کار اشتراکی امکانات زیادی برای شما فراهم می کند. این فضاهای کاری عموما میز و صندلی ، Wi-Fi ، دکوراسیون در اختیار شما می گذارند و اغلب امکاناتی مانند چای و میان وعده را ارائه می دهند. در این صورت انتخاب فضای کار اشتراکی مقرون به صرفه تر و راحت تر است و در اکثر شهرها موجود است.

اجاره دفتر کمی بیشتر هزینه احتیاج دارد. برای مبلمان، برق، خطوط تلفن، Wi-Fi ، دکوراسیون و یک دستگاه قهوه ساز و چای ساز بودجه لازم است.

1. انتخاب مکان مناسب

یافتن فضا در شهرهای کوچک می تواند چالش برانگیز باشد. در کلان شهرها هم ممکن است گران باشد. اگر در حال حاضر کارمند دارید به یک مکان مرکزی احتیاج دارید که دسترسی به آن آسان باشد. مراکز شهر معتبر، دارای مزایای حمل و نقل راحت ، رستوران های محلی، خرید، سالن های بدن سازی و کافه ها برای گشودن و معاشرت بعد از کار هستند. در عین حال ، ترافیک و نبود پارکینگ می تواند تبدیل به یک کابوس باشد.

اگر داخل شهر حتما احتیاج به اجاره دفتر کار دارید کاملاً ضروری است که اطمینان حاصل کنید پارکینگ برای تیم شما و مشتریان بالقوه شما در دسترس است.

اگر نگران هزینه هستید، فضاهایی مناسب تر یا حومه شهر می تواند یک دفتر کار مقرون به صرفه و جذاب برای شما باشد.

2. اندازه و چیدمان

برای یک کسب و کار در حال رشد ، این گزینه ممکن است دشوارترین سوال برای پاسخ دادن باشد. به چه میزان فضای اداری نیاز دارید؟ اگر فضا در طول سال برای شما تنگ شد و برای اجاره دفتر کار یک قرارداد طولانی مدت نوشته باشید چه؟ برای به حداکثر رساندن قابلیت استفاده از فضای کوچکتر ، می توانید از فریلنسرها و کارمندان راه دور استفاده کنید که گزینه های جذابی هستند و ممکن است به شما در جذب استعدادهای بهتر کمک کنند.

ببینید آیا به موارد زیر احتیاج دارید:

اتاق های ملاقات

اتاق استراحت

اتاق شیردهی

محل تماس تلفنی

فضای کاری اختصاصای برای هر کارمند

3. شکل هزینه های اجاره دفترکار

بودجه بندی برای دفتر کار شما می تواند مشکل باشد. هر کسب و کاری یک سری هزینه اولیه دارد. علاوه بر هزینه اجاره نامه ، ممکن است مجبور شوید پول شارژ، قبض آب و برق و گاز ، خرید مبلمان ، لوازم اداری و وسایل دکوری را پرداخت کنید. آیا به ماشین های اداری، یک پرینتر یا نمابر احتیاج دارید؟ همچنین باید هزینه خرید یا اجاره را برای آن ها نیز در نظر بگیرید و همه هزینه ها را ارزیابی کنید.

تابلوها و مواد چاپی یکی دیگر از موارد مورد توجه است. حداقل برای کارمندان مطرح شرکت به علامت آرم درب اتاق و کارت ویزیت نیاز دارید. همچنین هزینه چاپ بروشور و تبلیغات برای کسب و کار شما وجود دارد. همچنین نباید از هزینه دیجیتال مارکتنیگ و خدمات سئوی سایت غافل شوید.

برای هزینه های مورد انتظار یک صفحه گسترده درست کنید و به دنبال مواردی بگردید که بتوانید هزینه ها را کاهش دهید.

قبل از اینکه در فضایی مستقر شوید ، مطمئن شوید که از امکانات موجود در ساختمان یا اطراف آن با خبر باشید. شاید کمی از هزینه های شما را کاهش داد.

4. فضای دفتر خود را باب میلتان بسازید

این فضای شماست و شما می خواهید در آن راحت باشید. نقاشی ، کاغذ دیواری و تزئینات دکوری آن معمولاً بدک نیستند ، اما قبل از اینکه دیوارها را دوباره رنگ کنید یا چیزی به در و دیوارها آویزان کنید، اجاره نامه را بررسی کنید و با صاحبخانه ماجرا را مطرح کنید.

5. مدت اجاره

ممکن است با امضای اجاره نامه طولانی تر در هزینه پس انداز کنید چرا که ممکن است صاحبخانه ماهانه نرخ کمتری را از شما بگیرد، اما آیا فضا برای یک سال شما مناسب خواهد بود؟ برای پنج سال چطور؟ اگر اطمینان دارید که فضا کافی است (یا شرایط فسخ قراردادش منطقی است) ، در دراز مدت اجاره طولانی مدت می تواند یک استراتژی خوب باشد. اگر اجاره بها روند صعودی زیادی دارد این مورد از هزینه ها و ناراحتی های جابجایی جلوگیری می کند.

6. شرایط فسخ قرارداد

اگر شرکت شما بعد از انعقاد قرارداد اجاره دفتر کار ، دچار کمبود جا شد یا از شرایط ناراضی بودید،  باید بدانید که چگونه می توانید به طور قانونی اجاره نامه را فسخ کنید. غالباً ، اجاره نامه ها مقرراتی برای خروج دارند ، فقط مطمئن شوید که از میزان این هزینه باخبر هستید و اگر در قراردادتان ذکر نشده حتما با مشاور املاک یا صاحبخانه صحبت کنید

7. عاقلانه انتخاب کنید

اگر تصمیم دارید یک فضای دفتر کار اداری بگیرید، این کار را عاقلانه انجام دهید. کارمندان خود را در نظر بگیرید، ببینید که کارمندان شما چه کسانی هستند و چه کسانی را احتمالاً استخدام می کنید. افراد جوان تر ممکن است در یک فضای اشتراکی یا مدرن راحت تر تطبیق پیدا کنند. افراد مسن ممکن است حریم خصوصی دفاتر جداگانه را ترجیح دهند. فرهنگ شرکت شما بستگی زیادی به پیکربندی و محیط اطراف دارد. هرچه کارمندان شما در این فضای دفتر کار راحت تر باشند، شادتر خواهند بود و رضایت بیشتری خواهند داشت. رضایت کارکنان در کیفیت کار و سلامت کلی آنها منعکس خواهد شد.