نکات مهمی که برای اجاره دفتر کار لازم دارید

اجاره دفتر کار مخصوصا اگر اولین دفتر کاری باشد چالش برانگیز و به نظر ترسناک است. اگر کار در منزل داشته اید، جایی که بیشتر کسب و کارهای کوچک در آنجا شروع به کار می کنند، پرداخت یک هزینه اضافی می تواند دلهره آور باشد. با این وجود خارج شدن از محیط خانه و خواسته های خانه و خانواده، می تواند تفاوت زیادی در بهره وری شما ایجاد کند و به شما فضا و آزادی برای استخدام پرسنل بیشتر دهد.

پیش از آنکه برای اجاره اولین دفتر کار خود اقدام کنید، باید نیازها و بودجه‌تان را به‌دقت مشخص کنید. در این مطلب از بیزون، مهم‌ترین نکاتی را بررسی می‌کنیم که پیش از اجاره دفتر کار باید بدانید.

اجاره دفتر اختصاصی یا فضای کار اشتراکی؟

اگر تیم کوچکی دارید یا به تنهایی کار می کنید و فقط می خواهید خارج از خانه کار کنید، فضاهای کار اشتراکی امکانات زیادی برای شما فراهم می کند. این فضاهای کاری عموما میز و صندلی ، Wi-Fi ، دکوراسیون در اختیار شما می گذارند و اغلب امکاناتی مانند چای و میان وعده را ارائه می دهند. در این صورت انتخاب فضای کار اشتراکی مقرون به صرفه تر و راحت تر است و در اکثر شهرها موجود است.

اجاره دفتر کار اختصاصی به بودجه بیشتری نیاز دارد؛ زیرا علاوه بر اجاره، باید هزینه‌های مربوط به مبلمان، برق، خطوط تلفن، Wi-Fi، دکوراسیون و خرید دستگاه قهوه‌ساز و چای‌ساز را نیز در محاسبات خود در نظر بگیرید.

1. انتخاب بهترین مکان برای دفتر کار

پیدا کردن فضای کاری مناسب در شهرهای کوچک ممکن است دشوار باشد و اجاره دفتر در کلان‌شهرها نیز می‌تواند هزینه زیادی به همراه داشته باشد. اگر در حال حاضر کارمند دارید، بهتر است مکانی مرکزی و دارای دسترسی آسان انتخاب کنید. مناطق معتبر شهر معمولاً مزایایی مانند حمل‌ونقل راحت، رستوران‌های محلی، مراکز خرید، سالن‌های بدن‌سازی و کافه‌های مناسب برای استراحت و معاشرت بعد از کار دارند. بااین‌حال، ترافیک سنگین و کمبود فضای پارک می‌تواند به یکی از مشکلات جدی این مناطق تبدیل شود.

اگر اجاره دفتر کار در مرکز شهر برای شما اهمیت دارد، حتماً بررسی کنید که فضای پارک کافی برای اعضای تیم و مشتریان بالقوه شما در دسترس باشد.

اگر هزینه اجاره دفتر کار یکی از اولویت‌های اصلی شماست، انتخاب فضاهای مناسب‌تر یا مناطق حومه شهر می‌تواند فرصت داشتن دفتری جذاب و مقرون‌به‌صرفه را برایتان فراهم کند.

2. انتخاب اندازه و چیدمان مناسب دفتر

برای یک کسب‌وکار در حال رشد، برآورد میزان فضای اداری موردنیاز می‌تواند یکی از دشوارترین تصمیم‌ها باشد. اگر در طول سال فضای دفتر برای شما کوچک شود و در عین حال برای اجاره دفتر کار قرارداد بلندمدتی بسته باشید، چه راهکاری خواهید داشت؟ برای استفاده بهینه از فضای کوچک‌تر، می‌توانید از فریلنسرها و کارمندان دورکار کمک بگیرید. این گزینه‌ها جذاب هستند و حتی ممکن است به شما در جذب استعدادهای بهتر نیز کمک کنند.

ببینید آیا به موارد زیر احتیاج دارید:

اتاق‌های مناسب برای ملاقات

فضای استراحت کارکنان

اتاق مخصوص شیردهی

فضای اختصاصی برای تماس‌های تلفنی

فضای کاری اختصاصی هر کارمند

3. بررسی هزینه‌های اجاره دفتر کار

بودجه بندی برای دفتر کار شما می تواند مشکل باشد. هر کسب و کاری یک سری هزینه اولیه دارد. علاوه بر هزینه اجاره نامه ، ممکن است مجبور شوید پول شارژ، قبض آب و برق و گاز ، خرید مبلمان ، لوازم اداری و وسایل دکوری را پرداخت کنید. آیا به ماشین های اداری، یک پرینتر یا نمابر احتیاج دارید؟ همچنین باید هزینه خرید یا اجاره را برای آن ها نیز در نظر بگیرید و همه هزینه ها را ارزیابی کنید.

تابلوها و مواد چاپی یکی دیگر از موارد مورد توجه است. حداقل برای کارمندان مطرح شرکت به علامت آرم درب اتاق و کارت ویزیت نیاز دارید. همچنین هزینه چاپ بروشور و تبلیغات برای کسب و کار شما وجود دارد. همچنین نباید از هزینه دیجیتال مارکتنیگ و خدمات سئوی سایت غافل شوید.

برای هزینه های مورد انتظار یک صفحه گسترده درست کنید و به دنبال مواردی بگردید که بتوانید هزینه ها را کاهش دهید.

قبل از اینکه در فضایی مستقر شوید ، مطمئن شوید که از امکانات موجود در ساختمان یا اطراف آن با خبر باشید. شاید کمی از هزینه های شما را کاهش داد.

4. دفتر کار را مطابق سلیقه خود طراحی کنید

این فضای کاری متعلق به شماست و طبیعی است که بخواهید در آن احساس راحتی داشته باشید. نقاشی، کاغذ دیواری و استفاده از تزئینات دکوری معمولاً مشکلی ایجاد نمی‌کند؛ بااین‌حال، پیش از رنگ‌آمیزی مجدد دیوارها یا نصب هر وسیله‌ای روی در و دیوار، حتماً اجاره‌نامه را بررسی کنید و موضوع را با صاحبخانه در میان بگذارید.

5. انتخاب مدت اجاره دفتر کار

امضای اجاره‌نامه بلندمدت می‌تواند به کاهش هزینه‌ها کمک کند؛ زیرا ممکن است صاحبخانه مبلغ اجاره ماهانه کمتری از شما دریافت کند. بااین‌حال، باید بررسی کنید که آیا این فضا برای یک سال آینده مناسب خواهد بود یا حتی می‌تواند نیازهای شما را برای پنج سال تأمین کند. اگر مطمئن هستید فضای دفتر کافی است یا شرایط فسخ قرارداد به‌شکل منطقی تنظیم شده، اجاره بلندمدت می‌تواند در درازمدت استراتژی مناسبی باشد. همچنین اگر اجاره‌بها روند صعودی قابل‌توجهی داشته باشد، این انتخاب می‌تواند از هزینه‌ها و دردسرهای جابه‌جایی جلوگیری کند.

6. بررسی شرایط فسخ قرارداد

اگر شرکت شما پس از انعقاد قرارداد اجاره دفتر کار با کمبود فضا مواجه شد یا از شرایط موجود رضایت نداشتید، باید بدانید چگونه می‌توانید اجاره‌نامه را به‌صورت قانونی فسخ کنید. اجاره‌نامه‌ها معمولاً شامل مقرراتی برای خروج از قرارداد هستند؛ بنابراین مطمئن شوید که از میزان هزینه فسخ اطلاع دارید. اگر این موضوع در قرارداد ذکر نشده است، حتماً با مشاور املاک یا صاحبخانه صحبت کنید.

7. دفتر کار را هوشمندانه انتخاب کنید

اگر تصمیم دارید یک فضای دفتر کار اداری بگیرید، این کار را عاقلانه انجام دهید. کارمندان خود را در نظر بگیرید، ببینید که کارمندان شما چه کسانی هستند و چه کسانی را احتمالاً استخدام می کنید. افراد جوان تر ممکن است در یک فضای اشتراکی یا مدرن راحت تر تطبیق پیدا کنند. افراد مسن ممکن است حریم خصوصی دفاتر جداگانه را ترجیح دهند. فرهنگ شرکت شما بستگی زیادی به پیکربندی و محیط اطراف دارد. هرچه کارمندان شما در این فضای دفتر کار راحت تر باشند، شادتر خواهند بود و رضایت بیشتری خواهند داشت. رضایت کارکنان در کیفیت کار و سلامت کلی آنها منعکس خواهد شد.

اجاره ساعتی، روزانه یا ماهانه دفتر کار؟

یکی از گزینه‌هایی که هنگام انتخاب دفتر کار باید در نظر بگیرید، مدت زمان اجاره است. برخی فضاهای کاری امکان اجاره ساعتی، روزانه یا ماهانه را فراهم می‌کنند. اجاره ساعتی می‌تواند برای جلسات کوتاه مناسب باشد، درحالی‌که اجاره روزانه بیشتر به نیاز فریلنسرها یا تیم‌های کوچک پاسخ می‌دهد. اگر به حضور طولانی‌تر و مستمر در یک فضای اداری نیاز دارید، اجاره ماهانه می‌تواند انتخاب مناسب‌تری باشد. چنین انعطافی به کسب‌وکارها کمک می‌کند متناسب با نیاز واقعی خود هزینه کنند و از تعهد به اجاره‌های بلندمدت غیرضروری پرهیز کنند.

چه امکاناتی را در دفتر کار بررسی کنیم؟

پیش از اجاره دفتر کار، فقط به متراژ و ظاهر فضا توجه نکنید و امکانات آن را نیز بررسی کنید. اینترنت پرسرعت، فضای استراحت، پرینتر، کافه، چای و قهوه، نمازخانه و اتاق جلسات از امکاناتی هستند که ممکن است در برخی دفاتر یا فضاهای کاری ارائه شوند. وجود این تجهیزات می‌تواند بخشی از هزینه‌های جانبی راه‌اندازی دفتر را کاهش دهد؛ بنابراین بهتر است پیش از امضای قرارداد مشخص کنید کدام امکانات در مبلغ اجاره قرار دارند و برای کدام خدمات باید هزینه جداگانه بپردازید.

چه عواملی بر هزینه اجاره دفتر کار تأثیر می‌گذارند؟

هزینه اجاره دفتر کار تنها به محل قرارگیری آن وابسته نیست. ظرفیت دفتر، منطقه، امکانات موجود و مدت زمان اجاره نیز می‌توانند بر قیمت نهایی تأثیر بگذارند. به همین دلیل، پیش از انتخاب دفتر بهتر است چند فضای مختلف را با شرایط مشابه مقایسه کنید و علاوه بر مبلغ اجاره، هزینه خدمات و تجهیزات جانبی را نیز در محاسبات خود در نظر بگیرید.

سوالات مهم قبل از اجاره دفتر کار

پیش از نهایی کردن انتخاب خود، درباره جزئیات استفاده از دفتر سؤال کنید. برای مثال، بررسی کنید آیا در روزهای تعطیل رسمی امکان استفاده از فضا وجود دارد، دفتر یا فضای رزروشده تحت چه شرایطی قابل تغییر یا لغو است و آیا ساختمان پارکینگ یا فضای مناسبی برای توقف خودرو دارد. پاسخ به این پرسش‌ها می‌تواند از بروز مشکلات و هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده پس از اجاره دفتر جلوگیری کند.