پورتال سازمانی چیست و چه ویژگی هایی دارد؟
پورتال سازمانی یک سیستم مدرن برای شرکت ها و سازمان هایی است که می خواهند اطلاعات خود را به صورت یکپارچه در اختیار کارمندان و مشتریان خود قرار دهند. در این سیستم هر یک از کارکنان به نسبت سطح و رتبه خود، می توانند به اطلاعات خاصی از یک منبع مشترک دسترسی داشته باشند. این سیستم می تواند روال اداری را ساده تر و سرعت کار ها را بیشتر کند. برای اینکه دقیقا بدانید پورتال سازمانی چیست و چه ویژگی هایی دارد، مطلب زیر را با دقت مطالعه کنید.
پورتال سازمانی چیست ؟
به طور کلی، پورتال سازمانی یک سیستم داخلی غیرمتمرکز است که در شرکت ها و سازمان های بزرگ و متوسط اجرا می شود. این سیستم یک راه ارتباطی ساده و سریع بین کارکنان ایجاد می کند و مشتریان نیز می توانند به جای مراجعه حضوری، از خدمات ارائه شده در پورتال استفاده کنند.
به طور کلی، پورتال های سازمانی برای مدیریت محتوا و توزیع درست اطلاعات اداری طراحی شده اند؛ به همین دلیل امروزه تمام شرکت های بزرگ از این سیستم استفاده می کنند تا بتوانند یک گردش کار موثر و مناسب داشته باشند. در ادامه به شما خواهیم گفت که پورتال سازمانی چه مزیت هایی دارد و چگونه می توان آن را توسعه داد.
نرم افزار پورتال سازمانی چیست ؟
آیا می دانید نرم افزار پورتال سازمانی چیست و چگونه کار می کند؟ در پاسخ به این سوال باید بگوییم پورتال سازمانی یک نرم افزار خاص مبتنی بر وب دارد که موجب یکپارچه سازی اطلاعات می شود و دسترسی افراد داخل و خارج از شرکت را به این اطلاعات راحت تر می کند. این نرم افزار داده های شرکت را دسته بندی کرده و آن ها را در اختیار بخش های مختلف قرار می دهد.
امروزه شرکت ها با توسعه نرم افزار پورتال سازمانی خود فرآیند جستجو و دسترسی به اطلاعات را آسان تر کرده و سرعت کار کارمندان را افزایش می دهند. از جمله مزیت های این نرم افزار، می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- انعطاف پذیری بالا
- طراحی تعاملی بسیار خوب
- روش استفاده نسبتا ساده و کاربر پسند
ویژگی های مهم پورتال سازمانی چیست؟
به طور کلی پورتال های سازمانی ویژگی های مختلفی دارند و هر یک از آن ها برای منطقه تجاری خاصی مناسب هستند. شما می توانید با توجه به ویژگی های یک پورتال متوجه شوید که آیا برای شرکت شما مناسب است یا خیر.
از جمله ویژگی های یک پورتال سازمانی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان مدیریت درست ارتباط با مشتری
- امکان مدیریت محتوا
- امکان ردیابی زمان
- امکان رهگیری سفارش ها
- امکان تحلیل داده ها
- امکان گزارش نویسی
- امکان انجام کار های حسابداری
- امکان مدیریت زنجیره تامین محصولات یا خدمات
- امکان مدیریت چرخه عمر محصول
- مجهز به پایگاه داده و ارائه خدمات مربوط به آن
موارد گفته شده تنها برخی از محبوب ترین ویژگی هایی هستند که باید یک نرم افزار پورتال سازمانی ارائه دهد.
انواع پورتال سازمانی چیست؟
ویژگی های متفاوت پورتال های سازمانی موجب شده نمونه های مختلفی از آن ارائه شود. در حال حاضر، پورتال های سازمانی آماده بسیاری وجود دارد که به راحتی می توانید با توجه به نیاز شرکت خود از آن ها استفاده کنید. این پورتال های آماده اغلب برای مدیریت فرآیند های داخلی یک سیستم کاری مورد استفاده قرار می گیرند و به شما این امکان را می دهند تا تمام داده های خود را در یک مکان ذخیره کنید و نمایش دهید. به طور کلی، این سیستم ها باعث ساده تر و بهینه تر شدن گردش کار می شوند. پورتال ها اغلب سطوح مختلف کنترل و دسترسی را ارائه می کنند و از این رو بسیار ایمن و قابل اعتماد هستند.
مسئولین اصلی شرکت ها می توانند به راحتی سطوح دسترسی را محدود کرده یا تنها به گروه های خاصی از کارمندان اجازه درسترسی به تمام اطلاعات را بدهند.
اگر از ما بپرسید محبوب ترین پورتال سازمانی چیست ، موارد زیر را به شما معرفی خواهیم کرد:
- Atlassian Confluence
- SharePoint
- Oracle Webcenter
- HCL Connections
هر یک از این نرم افزار ها ویژگی های متفاوتی دارند که می توانید آن ها را به راحتی در شرکت خود ادغام کنید. اگر می خواهید یک پورتال سفارشی داشته باشید که عملکرد خاصی داشته باشد، بهتر است نرم افزار خود را سفارشی کرده و آن را توسعه دهید. عملکرد و طراحی این پورتال ها کاملا شخصی سازی می شود و برای سازمان شما مناسب است.
برای این کار، بهتر است تیمی از متخصصان و توسعه دهندگان با تجربه را استخدام کنید که به صورت تخصصی برای امور تجاری، نرم افزار تولید می کنند.
رکن های اصلی یک پورتال سازمانی چیست؟
هر پورتال سازمانی باید از یک سری قواعد و قوانین پیروی کند. سه رکن اصلی پورتال های سازمانی عبارتند از:
1. امنیت
امنیت یک موضوع حیاتی و مهم در توسعه شرکت ها و سازمان ها است که نبود آن ممکن است موجب بروز مشکلات مختلفی شود. استاندارد OWASP به طور مداوم در حال استخراج لیست نگرانی های امنیتی برای برنامه های تحت وب است که باید همواره از طرف برنامه نویسان مورد توجه قرار بگیرد. به عبارت دیگر مهم ترین وظیفه یک پورتال سازمانی این است که از سرقت داده های شما جلوگیری کند و سطح امنیتی مناسبی را برای سازمان شما ارائه نماید.
2. دسترسی
مسلما همه کارمندان نباید به تمام داده های شرکت دسترسی داشته باشند؛ بنابراین یک پورتال سازمانی استاندارد باید به کمک تعیین سطح، دسترسی به داده های شرکت را محدود کند. ارائه سطوح متنوعی از دسترسی در حفظ سلسله مراتب اداری بسیار مهم است. به عبارت دیگر، کارکنان تنها باید به اطلاعاتی دسترسی داشته باشند که به کار آن ها مربوط می شود.
3. قابلیت اطمینان
پورتال سازمانی استفاده شده باید به خوبی کار کند و بتواند اطمینان شما را جلب نماید. بخش فنی پورتال های سازمانی باید همیشه در دسترس باشند و این اطمینان را به شما بدهند که در صورت بروز هر گونه مشکل، بلافاصله می توانند آن را برطرف کنند. این قابلیت اطمینان، می تواند بر رشد و شهرت برند شما نیز تاثیر بگذارد.
جمع بندی
در مطلب بالا سعی کردیم به شما بگوییم پورتال سازمانی چیست و چه ویژگی هایی دارد. همان طور که گفته شد، پورتال های سازمانی وب سایت هایی هستند که به کارکنان و مشتریان اجازه می دهند به چندین سیستم، ابزار و عملکرد دسترسی داشته باشند. افراد با توجه به سطح مدیریتی و کاری خود می توانند به صورت آنلاین وارد پورتال سازمان شده و از اطلاعات آن استفاده کنند. اغلب شرکت ها از این پورتال برای برقراری ارتباط با کارکنان و به اشتراک گذاری اسناد و مدارک خود استفاده می کنند؛ بنابراین هر سازمانی برای بالا بردن راندمان کاری خود و ارائه خدمات بهتر، به پورتال احتیاج دارد.
نظرات کاربران