اجایل چیست و چگونه از آن استفاده می کنیم؟
اجایل (Agile) رویکردی مبتنی بر بازههای زمانی کوتاه، یکپارچگی و تکرار مستمر جزئیات است. اگر میخواهید بدانید اجایل چیست و چگونه میتوان از آن استفاده کرد، تا پایان این مقاله همراه ما باشید. در این مطلب تلاش کردهایم مفهوم اجایل را با زبانی ساده و روان توضیح دهیم تا تصویری کلی، شفاف و قابلدرک از این رویکرد به دست آورید.
اجایل رویکردی است که بر اجرای افزایشی مراحل و تکرار آنها برای تکمیل پروژهها تمرکز دارد. بخش افزایشی اجایل در قالب چرخههای توسعه کوتاهمدت انجام میشود. این رویکرد بهجای اتکا به مدیریت از بالا به پایین و اجرای یک برنامه از پیش تعیینشده، تحویل سریع، سازگاری با تغییرات و همکاری را در اولویت قرار میدهد.
در فرایند اجایل، همواره امکان دریافت بازخورد درباره مشکلات وجود دارد تا بتوان آنها را بلافاصله پس از بروز شناسایی و برطرف کرد. اگرچه اجایل در ابتدا برای توسعه نرمافزار شکل گرفت، امروزه بهعنوان یک استراتژی کاربردی برای اجرای انواع مختلف پروژهها و در سازمانهای گوناگون بهطور گسترده مورد استفاده قرار میگیرد.
برای اینکه بهتر درک کنیم اجایل چیست و چه تفاوتی با مدیریت سنتی دارد، لازم است ویژگیهای روشهای سنتی را نیز بررسی کنیم. شیوههای سنتی بهصورت خطی پیش میروند و ایجاد تغییر در آنها بسیار دشوار است؛ زیرا پیش از شروع پروژه، تمام مراحل طراحی و برنامهریزی میشوند، پروژه دقیقاً مطابق همان طرح پیش میرود و پس از اجرای مراحل تعیینشده به پایان میرسد.
در پاسخ به این پرسش که اجایل چیست و چگونه عمل میکند، باید گفت اجایل از نظر فنی یک روش یا استراتژی مشخص نیست! در واقع، بهتر است آن را نوعی ذهنیت کلی برای اجرای پروژهها بدانیم؛ زیرا در اجایل بهطور مستقیم و دقیق مشخص نمیشود که هنگام انجام پروژهها باید از چه ابزارهایی استفاده شود یا چه فرایندهایی به اجرا درآیند.
بااینحال، اجایل اصطلاحی است که در بسیاری از روشهای مدیریتی مورد استفاده قرار میگیرد. Scrum، Kanban و Extreme Programming یا بهاختصار XP، از جمله استراتژیهای اجایل هستند که در فرایند مدیریت به کار گرفته میشوند؛ البته این موارد تنها بخشی از اجایل را تشکیل میدهند و روشهای دیگری نیز وجود دارند که میتوانید از آنها استفاده کنید.
مزایا و معایب اجایل
ارزشها و اصول اصلی اجایل
برای درک عمیقتر اجایل، آشنایی با ارزشها و اصول آن اهمیت زیادی دارد. اجایل بر چهار ارزش اصلی استوار است: افراد و تعاملات بر فرایندها و ابزارها اولویت دارند، نرمافزار یا محصول قابل استفاده مهمتر از مستندات جامع است، همکاری با مشتری بر مذاکره صرف درباره قرارداد اولویت دارد و پاسخگویی به تغییرات مهمتر از پیروی سختگیرانه از یک برنامه از پیش تعیینشده است. این ارزشها نشان میدهند که اجایل بیش از هر چیز بر انعطافپذیری، ارتباط مؤثر و ارائه مستمر ارزش به مشتری تأکید دارد.
در کنار این چهار ارزش، ۱۲ اصل اجایل نیز بر موضوعاتی مانند رضایت مشتری از طریق تحویل مستمر، پذیرش تغییرات حتی در مراحل پایانی پروژه، ارائه خروجی در بازههای زمانی کوتاه، همکاری مداوم اعضای کسبوکار و تیم اجرایی، ایجاد تیمهای باانگیزه، ارتباط مؤثر، توسعه پایدار، توجه به کیفیت، سادهسازی فرایندها، خودسازماندهی تیمها و بهبود مستمر تأکید دارند. رعایت این اصول به تیم کمک میکند در محیطهای متغیر، تصمیمهای سریعتر و مؤثرتری بگیرد.
درباره این پرسش که اجایل چیست و چقدر می تواند مفید باشد، می توانیم بگوییم فواید بسیاری دارد؛ اما هر چیز خوبی در کنار مزایا، قطعا بدی هایی هم دارد که می تواند برای شما در فرآیند مدیریت، کمی چالش ایجاد کند. در ادامه، موارد مثبت و منفی استفاده از اجایل بر اساس بررسی مجله digital.ai آورده شده است که به شما نشان می دهد در صورت استفاده از آن، از چه مزایایی بهره خواهید برد و با چه مواردی به چالش کشیده خواهید شد.
مزایای اجایل
- توانایی مدیریت تغییرات و اولویتبندی آنها
- افزایش دید و آگاهی مدیر نسبت به روند اجرای پروژه و بهبود مدیریت آن
- بهبود همراستایی میان کسبوکار و فناوری اطلاعات در این رویکرد
- افزایش سرعت تحویل پروژه و تکمیل آن در مدتزمان کوتاهتر
- کاهش ریسکهای احتمالی موجود در پروژه
- افزایش قابلیت پیشبینی تمام بخشها و اجزای پروژه
چالشهای اجایل
- برخی سازمانها ممکن است در برابر تغییرات مقاومت نشان دهند و رویکرد اجایل را نپذیرند.
- برخی تیمها ممکن است نتوانند فعالیت خود را با اجایل هماهنگ کنند و از روشهایی استفاده کنند که با اصول اجایل در تضاد هستند.
- در اجایل همواره وجود یک رهبر برای هدایت و مدیریت اعضای تیم ضروری است.
- ممکن است فرهنگ و چارچوبهای یک سازمان با اجایل در تضاد باشند و شرایط لازم برای استفاده از این رویکرد را فراهم نکنند.
تصورات اشتباه درباره اجایل
یکی از تصورات اشتباه درباره اجایل این است که این رویکرد نیازی به برنامهریزی ندارد. در واقع، برنامهریزی در اجایل حذف نمیشود؛ بلکه بهجای اینکه تمام جزئیات پروژه از ابتدا بهصورت ثابت تعیین شوند، برنامهریزی در طول پروژه و متناسب با بازخوردها و تغییرات ادامه پیدا میکند. به همین دلیل، تیم میتواند بدون کنار گذاشتن اهداف اصلی، خود را با شرایط جدید هماهنگ کند.
تصور اشتباه دیگر این است که اجایل فقط برای پروژههای کوچک مناسب است یا به دلیل انعطافپذیری، نظم مشخصی ندارد. در حالی که پروژههای بزرگ نیز میتوانند با تقسیم شدن به بخشهای کوچکتر و قابل مدیریت از این رویکرد استفاده کنند. علاوه بر این، اجرای موفق اجایل به هماهنگی، ارتباط مؤثر، نظم تیمی و بررسی مستمر عملکرد نیاز دارد و بدون این موارد احتمال موفقیت پروژه کاهش پیدا میکند.
بهترین زمان برای استفاده از اجایل
پس از بررسی مزایا و معایب اجایل، این پرسش مطرح میشود که اجایل چیست و در چه زمانی باید از آن استفاده کرد. برای پاسخ به این سؤال، ابتدا باید اصول اجایل را بشناسیم تا مشخص شود این رویکرد در چه شرایطی کاربرد و اثربخشی بیشتری دارد.
تفاوت اجایل و اسکرام چیست؟
یکی از اشتباهات رایج، یکسان دانستن Agile و Scrum است. اجایل یک رویکرد و ذهنیت کلی برای مدیریت پروژه است، در حالی که Scrum یکی از چارچوبهایی است که برای اجرای اصول اجایل به کار میرود. بنابراین هر تیمی که از Scrum استفاده میکند در حال پیروی از رویکرد اجایل است، اما اجرای اجایل لزوماً به معنای استفاده از Scrum نیست؛ زیرا چارچوبهای دیگری مانند Kanban و Extreme Programming یا XP نیز برای اجرای این رویکرد وجود دارند.
در Scrum، پروژه به بازههای زمانی مشخصی به نام Sprint تقسیم میشود و تیم تلاش میکند در پایان هر Sprint بخشی قابل استفاده از محصول را آماده کند. این ساختار باعث میشود بازخوردها سریعتر دریافت شوند و مشکلات احتمالی پیش از آنکه هزینه زیادی به پروژه تحمیل کنند، شناسایی و برطرف شوند.
اصول اجایل شامل سازگاری، تحویل مستمر، تکرار و اجرای فعالیتها در بازههای زمانی کوتاهمدت است؛ ویژگیهایی که این رویکرد را به یک سبک مدیریتی مناسب برای پروژهها تبدیل میکنند. استفاده از این روش برای پروژههایی که جزئیات دقیق آنها از همان ابتدا مشخص نیست، گزینه مناسبتری به شمار میرود. به عبارت دیگر، اگر پروژهای با مجموعهای از محدودیتهای ثابت و از پیش تعیینشده مواجه نباشد، میتواند گزینه خوبی برای اجرای فرایند اجایل باشد.
برای اینکه بهتر درک کنیم اجایل چیست و چگونه میتوان از آن در پروژهها استفاده کرد، میتوان به یک مثال ساده اشاره کرد. طراحی و راهاندازی یک محصول جدید را در نظر بگیرید. طراحی محصول جدید، تیم کاری را با شرایط و چالشهای متفاوتی مواجه میکند. در چنین شرایطی، استفاده از اجایل به این معناست که متدولوژی پروژه امکان آزمایش محصولات به هر تعداد موردنیاز، تکرار سریع آنها و اعمال تغییرات لازم را فراهم میکند.
صنایع استفادهکننده از اجایل
برای پاسخ به این پرسش باید ببینیم اجایل چیست و اصلا چگونه متولد شده است. اجایل در ابتدا در ذهن گروهی از مدیران پروژه های توسعه نرم افزاری شکل گرفت. بعد از آن، اجایل همیشه در توسعه نرم افزار مورد استفاده قرار گرفت؛ اما محدود به حوزه توسعه نرم افزار نشد و راه خود را در صنایع دیگر نیز باز کرد. در صنایع و خدمات مختلفی مانند مدیریت امور مالی، فناوری اطلاعات (یا به اختصارIT)، تجارت، صنعت مد، بیوتکنولوژی و حتی ساخت و ساز ها از این روش استفاده شد و توانستند از فواید روش اجایل بهره مند شوند.
مراحل مدیریت پروژه با رویکرد اجایل
اجرای یک پروژه با رویکرد اجایل معمولاً با تعریف اهداف و نیازهای اصلی پروژه آغاز میشود. سپس وظایف و نیازمندیها در فهرستی اولویتبندیشده مانند Backlog قرار میگیرند و تیم مشخص میکند در هر چرخه یا Sprint کدام فعالیتها باید انجام شوند. در پایان هر چرخه، خروجی قابل استفاده ارائه میشود و مشتری یا سایر ذینفعان درباره آن بازخورد میدهند.
پس از دریافت بازخورد، عملکرد تیم و نتیجه چرخه بررسی میشود و تغییرات لازم برای مرحله بعد در نظر گرفته میشوند. این چرخه شامل برنامهریزی، اجرا، بررسی، دریافت بازخورد و بهبود است و تا زمان تکمیل پروژه ادامه پیدا میکند. به همین دلیل، برخلاف روشهای خطی که بخش عمده بازخورد در انتهای پروژه دریافت میشود، در اجایل امکان اصلاح مسیر در طول اجرای پروژه وجود دارد.
نظرات کاربران