آموزش گزارش نویسی | مراحل و نکات مهم

گزارش به عنوان یک سند واقعی عمل می کند که نمای کلی یا خلاصه ای از اطلاعات را در مورد یک رویداد، موضوع یا مشکل خاص ارائه می دهد. هدف آن ارائه تمام جزئیات لازم برای افرادی است که ممکن است با این موضوع به خوبی آشنا نباشند. گزارش ‌ها برای به ‌روز کردن دیگران ضروری هستند؛ اما نوشتن آن ها می‌ تواند بسیار چالش برانگیز باشد. برای کمک به شما در درک این فرایند، ما در ادامه به آموزش گزارش نویسی و بررسی موثر ترین دستورالعمل های قالب گزارش خواهیم پرداخت.

آموزش گزارش نویسی در 4 مرحله

1. انتخاب موضوع

یک موضوع را با توجه به کار در دست انتخاب کنید. قبل از شروع فرایند نوشتن، ضروری است که موضوع گزارش خود را تعیین کنید. در بسیاری از موارد، موضوع قبلا اختصاص داده شده است، مانند گزارش ‌های تجاری، یا بر اساس ماهیت کار شما دیکته شده است، همانطور که در گزارش ‌های علمی مشاهده می ‌شود. در این صورت می توانید این مرحله را رها کرده و ادامه دهید.

اگر شما مسئولیت انتخاب موضوع خود را دارید، همانطور که در گزارش های دانشگاهی رایج است، این مرحله در فرایند نوشتن اهمیت زیادی دارد. توصیه می شود موضوعی را انتخاب کنید که دارای معیار های زیر باشد:

• اطلاعات کافی در دسترس: برای آموزش گزارش نویسی باید ابتدا یاد بگیرید، موضوعی را انتخاب کنید که نه خیلی وسیع و نه خیلی محدود باشد، اطمینان حاصل کنید که اطلاعات کافی برای تکمیل گزارش دهی شما بدون جزئیات غیرضروری وجود دارد؛ اما نه آنقدر که نتوانید همه جوانب را پوشش دهید.
• علاقه شخصی: گرچه اجباری نیست، داشتن علاقه به موضوع می تواند کیفیت گزارش شما را افزایش دهد. به یاد داشته باشید که هنگام تصمیم گیری، دستورالعمل های تکلیف، از جمله طول مورد نیاز را در نظر بگیرید.

2. انجام تحقیقات کامل

در مورد گزارش ‌های تجاری و علمی، تحقیق معمولا به صورت داخلی یا توسط سازمان ارائه می‌ شود، اگرچه منابع خارجی نیز ممکن است ضروری باشد.

برای آموزش گزارش نویسی در گزارش‌ های آکادمیک، شما اغلب مسئول انجام تحقیقات خود هستید، مگر اینکه به شما دستور داده شود که از مباحث کلاس استفاده کنید. این امر بر اهمیت انتخاب موضوع مناسب تاکید می کند. بدون مواد تحقیقاتی کافی، گزارش شما ممکن است فاقد عمق باشد.

بسیار مهم است که برای تحقیق خود به منابع معتبر مانند اسناد رسمی، مقالات تحقیقاتی، مطالعات موردی و کتاب های تالیف شده توسط متخصصان اعتماد کنید. استفاده از تحقیقات ذکر شده در گزارش های مشابه نیز می تواند سودمند باشد. در حالی که منابع آنلاین می توانند انبوهی از اطلاعات را ارائه دهند، بازدید از کتابخانه می تواند منابع اضافی را در صورت نیاز در اختیار شما بگذارد.

3. یک بیانیه ابتدایی بنویسید.

قبل از ادامه، ضروری است که یک بیانیه تهیه کنید که به عنوان پایه گزارش شما باشد. مانند یک جمله موضوعی در یک پاراگراف، بیانیه به طور خلاصه ایده اصلی نوشته شما را، به ویژه در زمینه گزارش، خلاصه می کند.

هنگامی که مواد تحقیقاتی کافی را جمع آوری کردید، احتمالا روند ها و الگو های خاصی را در اطلاعات شناسایی خواهید کرد. اگر این الگو ها در مجموع دلالت دارند یا به یک نقطه گسترده تر و فراگیر منجر می شوند، این بیانیه شما می شود.

به عنوان مثال، اگر بخواهید گزارشی در مورد دستمزد کارکنان فست فود بنویسید، بیانیه شما می تواند چیزی در امتداد این جمله باشد: «علیرغم اینکه قبلا با هزینه های زندگی هماهنگ بود، دستمزد ها به دلیل سال های رکود ناکافی شده است.» متعاقبا، بقیه گزارش شما در مورد این بیانیه توضیح داده خواهد شد و شواهد قابل توجهی ارائه می دهد و با استدلال هایی از آن پشتیبانی می کند.

در حالی که توصیه می شود بیانیه گزارش خود را هم در خلاصه اجرایی و هم در مقدمه گزارش خود بگنجانید، بسیار مهم است که آن را زودتر تنظیم کنید تا بتوانید هنگام کار بر روی طرح کلی خود جهت را تعیین کنید.

4. یک طرح کلی ایجاد کنید

در مراحل آموزش گزارش نویسی باید این نکته را بیاموزید که ایجاد یک طرح کلی برای همه انواع نوشته ها بسیار توصیه می شود و به دلیل تاکید آن ها بر سازماندهی، اهمیت ویژه ای برای گزارش ها دارد. با توجه به اینکه گزارش ‌ها اغلب شامل سرفصل ‌ها و زیرعنوان‌ های مختلفی می ‌شوند، یک طرح کلی ساختار یافته تضمین می ‌کند که شما تمرکز خود را حفظ کنید و در حین نوشتن هیچ جنبه مهمی را نادیده نگیرید.

جمع بندی

در آخر مفید است که یک بار دیگر گزارش خود را به طور کامل بررسی کنید تا انتخاب کلمات خود را بهبود ببخشید و هرگونه اشتباه گرامری یا املایی را شناسایی کنید. در مراحل قبل روی شناسایی خطاهای اصلی تمرکز داشتید؛ اما در این مرحله باید به موارد خاص و دقیق توجه کنید. اکنون شما به آسانی یک آموزش گزارش دهی را مطالعه کرده اید و آماده اید تا بهترین گزارش ها را نگارش کنید.