آموزش گزارش نویسی | مراحل و نکات مهم
گزارش سندی واقعی است که نمایی کلی یا خلاصهای از اطلاعات مربوط به یک رویداد، موضوع یا مسئله مشخص ارائه میدهد. هدف از تهیه گزارش، در اختیار گذاشتن تمام جزئیات ضروری برای افرادی است که ممکن است شناخت کافی از موضوع نداشته باشند. گزارشها نقش مهمی در بهروز نگه داشتن دیگران دارند؛ با این حال، نگارش آنها میتواند فرایندی چالشبرانگیز باشد. برای کمک به درک بهتر این فرایند، در ادامه به آموزش گزارش نویسی و بررسی مؤثرترین دستورالعملهای قالب گزارش میپردازیم.
آموزش گزارش نویسی در 4 مرحله
-
انتخاب موضوع
موضوع گزارش را متناسب با کاری که بر عهده دارید انتخاب کنید. پیش از آغاز فرایند نوشتن، لازم است موضوع گزارش خود را مشخص کنید. در بسیاری از موارد، موضوع از قبل تعیین شده است؛ مانند گزارشهای تجاری یا گزارشهایی که براساس ماهیت کار شما تعریف میشوند، همانطور که در گزارشهای علمی دیده میشود. در چنین شرایطی میتوانید از این مرحله عبور کرده و مراحل بعدی را ادامه دهید.
اگر انتخاب موضوع بر عهده شماست، همانطور که در گزارشهای دانشگاهی رایج است، این مرحله اهمیت زیادی در فرایند نوشتن دارد. توصیه میشود موضوعی را انتخاب کنید که معیارهای زیر را داشته باشد:
- اطلاعات کافی در دسترس: برای آموزش گزارش نویسی باید ابتدا یاد بگیرید، موضوعی را انتخاب کنید که نه خیلی وسیع و نه خیلی محدود باشد، اطمینان حاصل کنید که اطلاعات کافی برای تکمیل گزارش دهی شما بدون جزئیات غیرضروری وجود دارد؛ اما نه آنقدر که نتوانید همه جوانب را پوشش دهید.
- علاقه شخصی: اگرچه علاقه داشتن به موضوع الزامی نیست، میتواند کیفیت گزارش شما را افزایش دهد. هنگام تصمیمگیری، دستورالعملهای تکلیف، از جمله طول مورد نیاز گزارش را نیز در نظر بگیرید.
-
انجام تحقیقات کامل
انتخاب روش تحقیق مناسب
روش تحقیق، مجموعهای از فرایندها و تکنیکهایی است که برای شناسایی، جمعآوری، پردازش و تحلیل اطلاعات مرتبط با موضوع گزارش به کار میرود. با توجه به موضوع و هدف گزارش، میتوانید از روشهای تحقیق میدانی، کتابخانهای، تحلیل محتوا یا منوگرافی استفاده کنید. در برخی گزارشها نیز ترکیب چند روش تحقیق میتواند اعتبار و جامعیت یافتهها را افزایش دهد.
در مورد گزارش های تجاری و علمی، تحقیق معمولا به صورت داخلی یا توسط سازمان ارائه می شود، اگرچه منابع خارجی نیز ممکن است ضروری باشد.
برای آموزش گزارش نویسی در گزارش های آکادمیک، شما اغلب مسئول انجام تحقیقات خود هستید، مگر اینکه به شما دستور داده شود که از مباحث کلاس استفاده کنید. این امر بر اهمیت انتخاب موضوع مناسب تاکید می کند. بدون مواد تحقیقاتی کافی، گزارش شما ممکن است فاقد عمق باشد.
بسیار مهم است که در تحقیقات خود به منابع معتبر مانند اسناد رسمی، مقالات تحقیقاتی، مطالعات موردی و کتابهای تألیفشده توسط متخصصان تکیه کنید. استفاده از پژوهشهایی که در گزارشهای مشابه به آنها اشاره شده است نیز میتواند مفید باشد. اگرچه منابع آنلاین حجم زیادی از اطلاعات را در اختیار شما قرار میدهند، مراجعه به کتابخانه نیز میتواند در صورت نیاز، منابع تکمیلی بیشتری فراهم کند.
-
یک بیانیه ابتدایی بنویسید.
هدف و پرسش اصلی گزارش را مشخص کنید
پیش از نگارش بخشهای اصلی، مسئلهای را که گزارش باید بررسی کند، بهروشنی مشخص کنید. هدف، پرسش اصلی و محدوده گزارش باید دقیق باشند تا اطلاعات غیرمرتبط حذف شوند و تمام بخشها در مسیر پاسخگویی به یک موضوع مشخص قرار بگیرند. تعیین این موارد همچنین به شما کمک میکند یافتهها، تحلیلها و نتیجهگیری را بهصورت منسجم ارائه دهید.
پیش از ادامه کار، ضروری است بیانیهای تهیه کنید که بهعنوان پایه و محور اصلی گزارش شما عمل کند. همانند جمله موضوعی در یک پاراگراف، این بیانیه باید ایده اصلی نوشته شما را، بهویژه در چارچوب گزارش، بهصورت مختصر بیان کند.
پس از جمعآوری مواد تحقیقاتی کافی، احتمالاً روندها و الگوهای مشخصی را در اطلاعات شناسایی خواهید کرد. اگر این الگوها در مجموع به نتیجهای گستردهتر و فراگیر اشاره داشته باشند، همان نتیجه میتواند به بیانیه اصلی گزارش شما تبدیل شود.
برای مثال، اگر قصد داشته باشید گزارشی درباره دستمزد کارکنان فست فود بنویسید، بیانیه شما میتواند چنین باشد: «علیرغم اینکه قبلا با هزینه های زندگی هماهنگ بود، دستمزد ها به دلیل سال های رکود ناکافی شده است.» در ادامه، بخشهای دیگر گزارش باید این بیانیه را توضیح دهند، شواهد قابلتوجهی ارائه کنند و با استدلالهای مناسب از آن پشتیبانی کنند.
اگرچه توصیه میشود بیانیه گزارش خود را هم در خلاصه اجرایی و هم در مقدمه گزارش قرار دهید، بسیار مهم است که آن را از همان مراحل ابتدایی تنظیم کنید تا هنگام تدوین طرح کلی، مسیر و جهت مشخصی داشته باشید.
-
یک طرح کلی ایجاد کنید
ساختار استاندارد گزارش
ساختار دقیق گزارش با توجه به نوع و هدف آن متفاوت است؛ با این حال، بیشتر گزارشهای حرفهای از بخشهایی مانند عنوان، خلاصه اجرایی، مقدمه، روش تحقیق، یافتهها، تحلیل یا بحث، نتیجهگیری، منابع و ضمائم تشکیل میشوند. تنظیم این بخشها با ترتیبی منطقی باعث میشود خواننده بتواند مسئله، روش بررسی، نتایج و پیام نهایی گزارش را بهسادگی دنبال کند.
استفاده از جدول، نمودار و تصویر
جدولها، نمودارها و تصاویر از مؤثرترین ابزارها برای ارائه واضح نتایج هستند؛ اما نباید اطلاعاتی را که در متن توضیح داده شدهاند، بدون ضرورت تکرار کنند. جدول برای نمایش دادههای دقیق مناسب است، در حالی که نمودار میتواند مقایسهها، روندها و روابط میان دادهها را بهتر نشان دهد. نمودارهای خطی معمولاً برای دادههای زمانی یا متوالی و نمودارهای ستونی برای مقایسه نمونههای مستقل کاربرد دارند. تمام عنوانها، علائم، مقیاسها و اختصارات نیز باید واضح و خوانا باشند.
رعایت اصول اخلاقی و ارجاعدهی
تمام اطلاعات، ایدهها و دادههایی که از آثار دیگران گرفته شدهاند باید به منبع اصلی ارجاع داده شوند. استفاده از مطالب دیگران بدون انتساب مناسب میتواند سرقت ادبی محسوب شود و اعتبار گزارش را کاهش دهد. فهرست منابع و ارجاعات درونمتنی را مطابق شیوهنامه تعیینشده تنظیم کنید و املای نام نویسندگان، سال انتشار و هماهنگی منابع با ارجاعات متن را بررسی کنید. برای مدیریت و قالببندی منابع نیز میتوان از نرمافزارهایی مانند EndNote یا Mendeley استفاده کرد.
در مراحل آموزش گزارش نویسی باید بدانید که تهیه طرح کلی برای انواع نوشتهها بسیار توصیه میشود و به دلیل اهمیت سازماندهی، در گزارشها نقش ویژهای دارد. از آنجا که گزارشها معمولاً شامل سرفصلها و زیرعنوانهای متعددی هستند، یک طرح کلی ساختاریافته کمک میکند تمرکز خود را حفظ کنید و هنگام نگارش، هیچ بخش مهمی را از قلم نیندازید.
جمع بندی
در پایان، بهتر است گزارش خود را یک بار دیگر بهطور کامل بررسی کنید تا انتخاب واژهها را بهبود دهید و هرگونه اشتباه گرامری یا املایی را شناسایی کنید. در مراحل قبلی، تمرکز شما بر یافتن خطاهای اصلی بود؛ اما در این مرحله باید جزئیات دقیقتر و موارد خاص را بررسی کنید. اکنون آموزش گزارش دهی را بهسادگی مطالعه کردهاید و آماده هستید تا بهترین گزارشها را نگارش کنید.
نظرات کاربران