گزارش دهی چیست ؟

گزارش دهی شامل به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مورد تخلفات قابل توجهی است که در محل کار یا موسسه خود از آن مطلع شده اید. این امر مستلزم اطلاع رسانی به دیگران در مورد نقض قوانین، مقررات، استاندارد های اخلاقی یا هر شرایط خاصی است که به طور بالقوه می تواند به افراد، سهام داران، دانشگاه یا جامعه به عنوان یک مجموعه آسیب برساند. یک گزارش کاربردی استاندارد هایی دارد که با رعایت کردن آن ها می توانید گزارشی بنویسید که در نهایت به خوبی داده ها را به شما نشان می دهد و امکان تصمیم گیری در مسائل را به شما می دهد. ما در این مطلب به شما خواهیم گفت که گزارش دهی چیست و چگونه انجام می شود.

گزارش دهی چیست ؟

گزارش به جمع آوری، پردازش، ذخیره سازی و ارائه اطلاعات در یک شرکت اشاره دارد. هدف آن ساده سازی داده های پیچیده و در دسترس قرار دادن آن برای گروه های هدف و ذی نفعان خاص، چه در داخل و چه در خارج است. گزارش هایی که می توانند به اشکال مختلف مانند جداول و نمودار ها باشند، برای ارائه اطلاعاتی در مورد شرکت تهیه می شوند. در این گزارش ها بسیار مهم است که داده ها به شیوه ای واضح و قابل درک برای کاربران ارائه شوند.

در زمینه گزارش اغلب اصطلاحات «کنترل» و «نظارت» ذکر می شوند. با این حال، بین این دو تفاوت وجود دارد. نظارت در درجه اول شامل نظارت بر فرایند های مختلف است و ممکن است در مواقعی زنگ هشدار ایجاد کند. از سوی دیگر گزارش دادن بر ارائه اطلاعات متمرکز است. نظارت و گزارش دهی فرایند های موازی هستند که اهداف مختلفی را دنبال می کنند. از سوی دیگر کنترل به اصول مدیریت شرکت مربوط می شود و بر داده های موجود متکی است. بنابراین گزارش به عنوان پایه ای برای کنترل عمل می کند و ارتباط نزدیکی با آن دارد.

چرا گزارش دهی مهم است؟

اهمیت گزارش دهی در نقش آن در کنترل و مدیریت شرکت است. بسیار مهم است که داده های شرکت به خوبی آماده شوند تا وظایف به خوبی انجام شود. دلایل متعددی برای ضروری بودن گزارش وجود دارد.

اول اینکه گزارش دهی انتقال دانش را در داخل شرکت تسهیل می کند. با گزارش‌ دهی منظم، کارمندان می ‌توانند در بخش های مدیریتی مختلف به سرعت درک درستی از فرایند های کسب ‌و کار به دست آورند که ممکن است کمتر با آن آشنا باشند. زیرا داده ها از قبل به صورت حرفه ای جمع آوری و آماده شده اند و امکان ارائه در گزارش ها را فراهم می کنند. در نتیجه گزارش ها به کم شدن احتمال از دست دادن اطلاعات در سازمان کمک می کند.

دوم، گزارش به عنوان یک ابزار ارزشمند برای تجزیه و تحلیل در داخل شرکت عمل می کند. این نقطه شروعی برای ارزیابی های موثر و کارآمد می شود که مبنایی برای کنترل و توسعه استراتژی هاست. با تکیه بر گزارش ‌ها، می‌توان مدیریت عملیاتی شرکت را مستقیم مورد حمایت قرار داد و تصمیم‌ گیری‌ ها را بر اساس شواهد مستحکم و نه فقط غریزه انجام داد. برای مثال یک گزارش می ‌تواند بینشی در مورد اینکه آیا بازاریابی، از جمله اقدامات خاصی مانند برنامه ‌های رسانه‌ های اجتماعی، فعالیت‌ های سایت یا کمپین ‌ها در دستیابی به اهداف  تا چه حد کمک می‌کنند، ارائه دهد.

گزارش نتیجه گیری در مورد محتوای منتشر شده، رفتار کاربر و فعالیت های کلی شرکت را در مدت زمان طولانی ممکن می کند. این امر امکان تعیین کمیت و کیفیت اقداماتی را که بدون گزارش ارزیابی آن ها چالش برانگیز است، فراهم می کند. به بیان دیگر، گزارش‌ ها پاسخ های مستدلی به سوالاتی از جمله «آیا رویکرد فعلی من منطقی است؟» ارائه می دهند.

استاندارد های گزارش دهی چیست ؟

• گزارش باید برای مخاطبی که برای آن در نظر گرفته شده است سفارشی شود. دقت و وضوح اطلاعات همراه با حفظ دیدگاه واقعی ضروری است.
• یکپارچگی و ثبات در گزارش دهی بسیار مهم است. استفاده از اصطلاحات یکسان و حفظ یک ساختار مناسب بسیار مهم است.
• گزارش باید اهداف روشنی در ذهن داشته باشد. ارائه رهنمود های روشن به خواننده تنها از طریق اهدافی که به خوبی تعریف شده اند امکان پذیر است.
• کارایی در ایجاد گزارش مهم است. هنگامی که ساختار اولیه ایجاد شد، حداقل زمان باید صرف ارزیابی های منظم شود.
• بر گنجاندن شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) بر اهداف تعیین شده تمرکز کنید. اولویت دادن به اطلاعات ضروری نسبت به همه داده های موجود بسیار مهم است.

جمع بندی

سیستم های گزارش دهی مسئولیت ارائه خودکار و بصری داده های جمع آوری شده در سازمان را دارند. این می تواند به شکل جدول و گراف یا از طریق استفاده از نمودار ها باشد. با تجسم داده ها به این روش، دستیابی به شفافیت، بهینه سازی منابع انسانی و دستیابی به درک جامع و مبتنی بر واقعیت از فرایند های تجاری فعلی در حوزه های خاص سازمان آسان تر می شود. علاوه بر این، استفاده از سیستم های گزارش دهی به جلوگیری از موضوع تجمع و انبار شدن داده کمک می کند و ما را مطمئن می کند که تمام اطلاعات مهم در نظر گرفته می شود.