کاربرد فاکتور فروش چیست؟
اغلب مردم به فاکتور فروش اهمیت زیادی نمی دهند. با این وجود هنگامی که به عنوان رییس سازمان یا مدیر مالی درگیر معاملات بزرگ می شوید قطعا به فاکتور فروش نیاز خواهید داشت یکی از ابزار های مهم هر کسب و کاری، فاکتور فروش است. آن ها در واقع کلید امور مالی تجارت یک کسب و کار محسوب می شوند. ما در این مقاله به فاکتور فروش و کاربرد آن خواهیم پرداخت.
فاکتور فروش چیست؟
فاکتور فروش یک سند رسمی حسابداری است که در خرید و فروش استفاده می شود و شامل جزئیاتی مانند اطلاعات محصول خریداری شده یا خدمات ارائه شده و همچنین مبلغ بدهی مشتری برای خرید و نحوه پرداخت او در این سند حسابداری ثبت شده است. فاکتور فروش به مدیریت امور مالی تجارتتان کمک می کند، در واقع فاکتور فروش خدماتی را که ارائه دادید یا محصولی که فروختید را اثبات می کند و شما می توانید از این طریق آینده سازمان و کسب و کارتان را پیش بینی کنید.
اطلاعات داخل فاکتور فروش می تواند شامل موارد زیر باشد:
- اطلاعات مشتری و اطلاعات فروشنده
اطلاعات فروشندگان معمولا شامل لوگوی سازمان برای شخصی سازی سند است و اطلاعات مشتری اغلب در فیلد های مشخص شده مربوط به آن ثبت می شود. همچنین نام و نام خانوادگی، شماره تماس، آدرس منزل یا محل کار و در نهایت آدرس ایمیل باید ثبت شود.
- تاریخ فاکتور
تاریخی که شما فاکتور را ساختید و برای مشتری مورد نظرتان ارسال کرده اید.
- خدماتی که ارائه داده اید.
فاکتور فروش باید محصول یا خدماتی که تحویل داده اید و هزینه هر کالا یا محصول و کل مبلغ پرداختی را مشخص کند. این اطلاعات معمولا در بدنه اصلی فاکتور ثبت می شود و جزئیاتی را شرح می دهد که به مشتری ارائه شده است.
- تاریخ سر رسید
تاریخ سررسید، تاریخی است که مبلغ تعیین شده در فاکتور باید پرداخت شود.
- نحوه پرداخت
هر کسب و کاری شرایط پرداخت را در فاکتور خود درج می کنند تا مشتری از چگونگی پرداخت و زمانش آگاه باشد. شرایط پرداخت کاملا به نوع سازمان و نوع تجارتتان بستگی دارد. فاکتور فروش در واقع سندی برای درج شرایط پرداخت است. البته شما قبل از معامله قیمت و نحوه پرداخت را باید برای مشتری توضیح بدهید تا هنگام دریافت فاکتور فروش مشکلی نباشد.
- شماره فاکتور
هر فاکتور فروش که برای مشتری ارسال می شود باید دارای یک شماره مخصوص به خود باشد که به آن شماره فاکتور گفته می شود. شماره فاکتور به شما در پیگیری پرداخت مشتری کمک می کند. به این نکته توجه داشته باشید که هر محصولی جداگانه باید فاکتوری متفاوت داشته باشد. زیرا ممکن است یک مشتری چندین محصول یا خدمات سفارش داده باشد. بنابراین برای جلوگیری از خطرات و درگیری های احتمالی بهتر است فاکتور های جدا برای هر محصولی داشته باشید.
هدف از ایجاد فاکتور فروش چیست؟
فاکتور فروش برای اطلاع مشتری از کالا های مورد نظرشان یا خدماتی که خریداری کرده و هزینه های پرداختی به کار می روند. همچنین برای کاهش استرس مالی مدیریت حسابداری می تواند کمک کننده باشد.
مزایای فاکتور فروش
علاوه بر تمامی مواردی که تا به الان توضیح داده شد فاکتور فروش دارای مزیت های دیگری نیز هست که در ادامه به آن اشاره می کنیم:
- فاکتور های فروش جریان نقدینگی کسب و کار شما را ثبت می کند.
- این اسناد حسابداری می تواند حساب های دریافتی مورد انتظار شما را پیش بینی کنند.
- اگر مشتری به هر دلیلی از پرداخت سر باز زد شما با استفاده از این سند می توانید اقدامات قانونی انجام دهید.
- فاکتور فروش به شما در بودجه بندی و پیش بینی در آمد و هزینه ها کمک می کند.
- این سند به شما نشان می دهد که کدام کالا از محصولات شما پر تقاضا است بنابراین به قدرت بازاریابی و مارکتینگ تجارتتان کمک خواهد کرد.
انواع فاکتور فروش
فاکتور های فروش به چهار دسته تقسیم می شوند که در ادامه به آن ها اشاره می کنیم:
- فاکتور استاندارد
این نوع فاکتور ساده ترین نوع فاکتور است. بنابراین در هر معامله ای و در هر سازمانی قابل استفاده خواهد بود. این نوع فاکتور شامل اطلاعات کلیدی که در بالا گفتیم و با چند ترفند ساده به صورت موردی است.
- پیش فاکتور
قبل از ارائه کالا یا خدمات، پیش فاکتور صادر می شود این سند به مشتری اطلاع می دهد که بعد از ارائه کالا یا خدمات چه مبلغی بپردازد.
- فاکتور های تکرار شونده
این نوع از فاکتور برای مشتریان وفادار و عادی استفاده می شود. و معمولا برای مشتریانی که عضویت یا اشتراک دارند استفاده می شوند.
- فاکتور تجاری
و نوع آخر فاکتور فروش، فاکتور تجاری است که در معاملات بین المللی کاربرد دارد و به مراتب از دیگر فاکتور ها پیچیده تر هستند . اطلاعات این اسناد شامل کشور های مبدا و مقصد، وزن محصول و هزینه های نقل و انتقال خواهد بود.
جمع بندی
فاکتور فروش یکی از تجهیزات تجارت و کسب و کار هر سازمانی به شمار می رود. این سند حسابداری شامل اطلاعات فروشنده و مشتری، تاریخ فاکتور، خدمات و یا محصول ارائه شده، تاریخ سررسیده، نحوه پرداخت و شماره فاکتور است که به حسابرسی امور مالی کمک می کند. فاکتور های فروش به چهار دسته تقسیم می شوند که عبارت اند از: فاکتور استاندارد، پیش فاکتور، فاکتور های تکرار شونده و فاکتور های تجاری. ما در این مقاله به فاکتور فروش و مزیت های آن پرداختیم.
نظرات کاربران