چرخه دمینگ و مراحل آن

PDSA مخفف عبارت انگلیسی «Plan Do Check Act» است و به عنوان «چرخ دمینگ» یا «چرخه شوهارت» شناخته می شود. دکتر ویلیام دمینگ این رویکرد را در دهه 1950 به ثبت رساند. PDSA درواقع روشی جالب برای شناسایی و بهبود محصولات یا فرآیند هایی است که به درستی کار نمی کنند. اگر می خواهید در مورد چرخه دمینگ و چگونگی استفاده از آن در راستای بهبود شرایط کسب و کار خود بیشتر بدانید تا انتهای مقاله همراه ما باشید. در ادامه، اصول کلیدی این چرخه، نحوه و زمان اجرای آن را به طور کامل بررسی کرده ایم.

چرخه دمینگ چیست؟

همان طور که گفته شد، چرخه دمینگ یا PDSA را دکتر ویلیام دمینگ ابداع کرده است. در این رویکرد نظریه هایی برای تغییر شرایط نه چندان خوب موجود فرموله می شوند و سپس در یک حلقه بازخورد مداوم، مورد آزمایش قرار می گیرند.

تصور کنید امتیاز رضایت مشتری شما در یک وب سایت رتبه بندی کسب و کار به دلیل تاخیر در تحویل یا آسیب دیدن محصول هنگام حمل و نقل، کاهش یافته باشد. در این صورت احتمالا تصمیم می گیرید طی یک پروژه آزمایشی کوچک برای یک ماه، از یک تامین کننده جدید برای تحویل محصولات خود به گروهی از مشتریان استفاده کنید. اگر بازخورد ها بعد از ایجاد این تغییر کوچک مثبت باشد، تصمیم نهایی گرفته می شود و در آینده برای تمام سفارشات خود از تامین کننده جدید استفاده خواهد کرد.

این کاری که شما انجام می دهید درواقع یک چرخه دمینگ است که ابزاری ثابت و مفید برای بهبود مستمر کسب و کار به شمار می آید. امروزه رویکرد دمینگ بعد از آزمون و خطا های بسیار به یک ابزار استراتژیک و محبوب برای رفع مشکلات تبدیل شده و توسط سازمان های مختلف مورد استفاده قرار می گیرد.

چهار فاز چرخه دمینگ

همان طور که گفته شد با استفاده از چرخه دمینگ می توانید مشکلات موجود را حل کرده و راه حل های دقیق و هوشمندانه ای را پیاده سازی کنید. اجرای این چرخه چهار فاز دارد که در ادامه هر یک را بررسی خواهیم کرد:

·       فاز اول: برنامه ریزی (Plan)

اولین مرحله در این چرخه شناسایی و درک دلیل نارضایتی یا کشف فرصت موجود است؛ به عنوان مثال شاید استاندارد یک محصول به اندازه کافی بالا نباشد یا یکی از جنبه های فرآیند بازاریابی شما عملکرد بهتری نسبت به سایر فرآیند ها داشته باشد و بتوانید نتایج بهتری از آن کسب کنید. بررسی کامل اطلاعات موجود به شما کمک می کند ایده‌ ها و برنامه اجرای قوی و مطمئنی را ایجاد کنید. خاطرتان باشد در این مرحله حتما معیار های موفقیت خود را بیان کرده و تا حد امکان آن ها را گسترش دهید. در مرحله بررسی، مجدد به این ایده ها باز خواهیم گشت.

·       فاز دوم: انجام دادن (Do)

بعد از شناسایی یک راه حل بالقوه باید آن را به صورت یک پروژه آزمایشی در مقیاس کوچک، امتحان کنید. این مرحله از چرخه دمینگ نشان می ‌دهد که آیا تغییرات و ایده های پیشنهادی شما کارآمد است یا خیر؟ مانند آنچه در پاراگراف قبل گفته شد، می توانید پروژه آزمایشی خود را در یک بخش یا منطقه جغرافیایی محدود با جمعیت خاص سازماندهی کنید.

همان طور که در حال اجرای پروژه آزمایشی خود هستید، باید داده هایی را جمع آوری کنید تا نشان دهید که آیا این تغییر موثر بوده یا خیر. در مراحل بعد از این داده ها استفاده بیشتری خواهد شد.

·       فاز سوم: بررسی کردن (Check)

در فاز سوم باید نتایجی که در فاز قبل جمع آوری شده بود را بر اساس معیار هایی که در مرحله 1 تعریف کرده بودید، تجزیه و تحلیل کنید تا متوجه شوید که ایده شما تا چه اندازه موفق بوده است.

اگر موفقیت مورد نظر حاصل نشده باشد، احتمالا به ناچار باید مجدد به مرحله یک چرخه دمینگ برگردید و ایده دیگری را امتحان کنید. البته ممکن است با ایجاد تغییرات کوچکی در فاز دوم و سوم نتایج خوبی کسب کنید؛ اما اگر ایده اصلی شما به هیچ عنوان کار نکرد، قطعا باید از اول شروع کنید. در صورت مثبت بودن نتایج وارد فاز بعدی می شوید.

·       فاز چهارم: عمل کردن (Act)

فاز چهارم چرخه دمینگ دقیقا همان جایی است که باید راه حل خود را در تمام سازمان پیاده سازی کنید. این نکته را به خاطر داشته باشید که PDSA به هرحال یک حلقه است، نه یک فرآیند دارای آغاز و پایان. از این رو فرآیند جدید یا محصول بهبود یافته شما می تواند یک مسیر جدید باشد، اما همچنان باید به دنبال راه حل هایی برای بهتر شدن شرایط باشید.

چه زمانی باید از چرخه دمینگ استفاده کنیم؟

چرخه دمینگ می تواند برای همه سازمان ها عملکرد خوبی داشته باشد. به طور کلی از این چرخه می توان برای بهبود هر فرآیند یا محصولی استفاده کرد و با تقسیم آن به مراحل کوچک تر یا مراحل توسعه یافته، به موفقیت های بزرگی رسید. درواقع این یکی از بهترین روش هایی است که می توان از آن برای بررسی راه حل ها و بهبود شرایط استفاده کرد.

به طور کلی PDSA برای اجرای طرح های مدیریت کیفیت جامع، شش سیگما و بهبود فرآیند های تجاری مختلف، بسیار مفید و کاربردی است. گذر از این چرخه می ‌تواند در عین سادگی بسیار کند باشد؛ بنابراین در اکثر مواقع رویکرد مناسبی برای رفع یک مشکل فوری و حیاتی نیست.

برای اجرای یک پروژه آزمایشی معمولا نیاز به راه اندازی یک تیم جدید و صرف هزینه های بیشتر دارید؛ بنابراین بهتر است زمانی به سراغ چرخه دمینگ بروید که رفع مشکل موجود حیاتی نباشد و بودجه کافی برای انجام این کار را داشته باشید.

جمع بندی

همان طور که گفته شد، چرخه دمینگ یک حلقه پیوسته از برنامه ریزی، انجام، بررسی و اقدام کردن است. این چرخه می تواند یک رویکرد ساده و موثر برای حل مشکلات موجود و بهبود شرایط ارائه دهد؛ ولی عموما برای اجرای پروژه های آزمایشی در مقیاس کوچک، مفید است. خاطرتان باشد قبل از اجرای قطعی و کامل یک راه حل و ورود به فاز چهارم PDSA، هرچند بار که لازم است مراحل Do و Check را مجدد تکرار کنید.